Organisator

Kan je een formulier niet openen? Heb je problemen met het invullen van de jaarregistraties of het digitaal ondertekenen? Lees deze tips om deze problemen snel op te lossen.

Sommige wijzigingen in je kinderopvang hebben geen impact op je vergunning, maar moeten wel worden doorgegeven aan Opgroeien. Denk aan: 

• Veranderingen bij de organisator
• Wijzigingen in het opvangaanbod
• Een nieuwe verantwoordelijke
• Aanpassing van naamgeving, contactgegevens of rekeningnummer
• Wijzigingen in infrastructuur 

Voor sommige wijzigingen moet je een nieuwe vergunning aanvragen:

• wanneer je een kinderopvang overneemt
• als je de rechtsvorm of het aantal opvangplaatsen wijzigt
• wanneer je verhuist of de locatie stopt

Je vindt de informatie en procedures op onze website, bij 'vergunning aanvragen of wijzigen'.

Bij een opvang binnen een feitelijke vereniging of maatschap zijn er enkele administratieve aandachtspunten:

• Ondernemingsnummer
• Samenwerkingsovereenkomst
• Samenstelling en wijzigingen

Verzekeringen zijn een vergunningsvoorwaarde. Naast de verplichte verzekeringen kan je extra verzekeringen afsluiten voor meer zekerheid.

Verplichte verzekeringen

• Burgerlijke aansprakelijkheid: Dekking bij schade tijdens de opvang
• Lichamelijke ongevallen: Voor de opgevangen kinderen
• Brandverzekering: Vaak een contractuele verplichting bij huur of lening

• Persoonlijke ongevallenverzekering: Dekking voor jouw lichamelijke schade tijdens de opvang
• Inkomensverzekering: Bescherming tegen inkomensverlies bij tijdelijke sluiting
• Psychosociale hulp: Verzekering voor ondersteuning bij crisissituaties

Ontdek alle informatie die je nodig hebt om software te ontwikkelen voor kinderopvang.

• Je kan de gegevens over de jaarregistratie via xml-formaat aan Kind en Gezin doorgeven. Behalve het formulier medewerkers: dat moet je in een pdf bezorgen.
• In de pdf-formulieren zijn een aantal waarden op voorhand ingevuld.
  • Let op! Als je de gegevens via XML verstuurt, moet je de gegevens die al ingevuld zijn correct mee versturen. Bij het inlezen worden hierop controles uitgevoerd.
  • We kunnen hiervoor per type formulier een Excellijst van deze gegevens voor jouw organisatie bezorgen. De gegevens uit deze Excelfile kan je importeren in je database. Zo kan je de foutboodschappen tot een minimum beperken.

Je kan de xml-gegevens over de aanwezigheidsregistratie per locatie en per maand via een webservice aan Opgroeien doorgeven.

• Matchen van de kindgegevens van 1 kind
• Matchen van de gegevens van meerdere kinderen
• Ophalen van de resultaten van het ‘MatchKinderen’-request
• Opvragen van de resultaten van de verwerking van de doorgestuurde 'OpvangPrestaties'

Ouders die gebruikmaken van kinderopvang met een vrije prijs, krijgen een kinderopvangtoeslag. Dit is een vast bedrag per dag of halve dag dat het kind in de opvang aanwezig is.

Organisatoren geven de aanwezigheden van kinderen elke maand door aan Opgroeien. Hiervoor kunnen ze de gratis onlinetoepassing AARON gebruiken, maar dat is niet verplicht.

Kinderopvangorganisatoren moeten voldoen aan de Europese privacyregels (AVG/GDPR). Dit houdt in dat je zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens en deze goed beveiligt. Zorg dat je privacybeleid is opgenomen in je huishoudelijk reglement. 

Hoe lang bewaar je gegevens van kinderen, ouders en medewerkers? 

10 jaar:  

Klachten en crisissituaties 

5 jaar: 

• Gegevens over kinderen en gezinnen
  • Identificatie, medisch, financieel en maatschappelijke kwetsbaarheid
  • Hun vraag naar opvang en het gebruik van de opvang
• Gegevens over organisatoren, personeel en onthaalouders
  • Attest medische geschiktheid
  • Identificatie, opleiding en draagkracht
  • Voor verantwoordelijken, kinderbegeleiders en andere medewerkers begint de termijn te lopen vanaf het einde van hun tewerkstelling.
• Attest medische geschiktheid van elke meerderjarige persoon met direct contact met de kinderen 

3 jaar: 

Uittreksel strafregister

• vanaf de aanstellingsdatum
• van organisatoren, alle medewerkers en elke meerderjarige persoon met direct contact met de kinderen
• vernietig het vorige bij ontvangst van een nieuw uittreksel