Samenwerken met ouders

• Het zelfevaluatie-instrument van MeMoQ helpt organisatoren om hun samenwerking met gezinnen en hun aanpak rond diversiteit te evalueren en verbeteren.
• Het pedagogische raamwerk ondersteunt bij het ontwikkelen van een pedagogische visie waarin ouderbetrokkenheid centraal staat.
• Bekijk ook de filmpjes over gezinnen en diversiteit

Een goede start maken

Een eerste kennismaking met de opvang is bepalend voor het vertrouwen dat ouders in de opvang zullen hebben. Daarom is het belangrijk om hier voldoende aandacht aan te besteden.

• Warm onthaal: Ouders die voor het eerst een opvang bezoeken, hebben vaak veel vragen en onzekerheden. Sommigen zijn goed voorbereid, terwijl anderen nog zoekend zijn. Een warm en persoonlijk onthaal stelt hen op hun gemak.
• Kennismakingsgesprek:
  • Plan een gesprek op een rustig moment, zodat ouders hun vragen kunnen stellen en alle nodige informatie krijgen.
  • Een eerste ontmoeting is het moment om het kind en zijn gezin beter te leren kennen. Wanneer ouders merken dat de opvang rekening houdt met hun gewoonten en de eigenheid van hun kind, voelen ze zich sneller op hun gemak.
• Rondleiding: Laat ouders de leefruimtes, verzorgingsplekken, slaapruimtes en tuin zien en leg uit hoe het dagverloop eruitziet.
• Praktische informatie
  Geef info over de opvanguren, prijzen en extra kosten, huisregels en communicatie met ouders. Overloop samen de schriftelijke overeenkomst en het huishoudelijk reglement.
• Opvoeding en gezondheid
  Bespreek de pedagogische aanpak, hygiëne, voeding en wiegendoodpreventie. Leg uit hoe de opvang omgaat met ziekte.
• Opnamebeleid
  Maak duidelijk hoe de wachtlijst, voorrangsregels en instapmomenten werken, zodat ouders weten waar ze aan toe zijn.
• Brochure of website
  Bied alle info overzichtelijk aan via een brochure of website, inclusief contactgegevens, openingsuren en pedagogische aanpak.

Verschillende manieren om te communiceren

Goede communicatie tussen opvang en ouders is essentieel voor een vertrouwensvolle samenwerking. Er zijn verschillende manieren om met ouders in contact te blijven:

• Breng- en haalmomenten: Gebruik deze momenten voor korte uitwisselingen over het welzijn en de belevenissen van het kind.
• Leefboek: Een visueel dagboek met foto’s en tekeningen geeft ouders een inkijk in de activiteiten en het dagelijkse verloop.
• Heen- en weerschriftje: Dit schriftje biedt een gestructureerde manier om belangrijke informatie uit te wisselen tussen opvang en thuis.
• Digitale communicatie: WhatsApp, e-mail of sociale media kunnen nuttig zijn voor snelle en praktische communicatie. Vraag altijd toestemming voor het delen van foto’s.
• Informele ontmoetingen: Organiseer bijeenkomsten zoals koffiemomenten, thema-avonden of ouderactiviteiten om ouders op een laagdrempelige manier bij de opvang te betrekken.

Tips om ouders te betrekken

• Varieer in oudercontacten: Probeer verschillende activiteiten zoals meedraaidagen, klusmomenten, feesten of koffiepraatjes.
• Denk aan vaders: Zoek manieren om hen actief te betrekken bij de opvang.

Ouderparticipatie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Je kan ouders op verschillende manieren bij de kinderopvang betrekken:

• Helder informeren: Ouders moeten goed op de hoogte zijn van de werking en visie van de opvang.
• Toegang tot lokalen: Ouders mogen de ruimtes waar hun kind verblijft betreden, zodat ze zich vertrouwd voelen met de omgeving.
• Regelmatig overleg: Bespreek regelmatig hoe het met hun kind gaat, zeker  bij belangrijke veranderingen, zoals de start van vaste voeding of zindelijkheidstraining.
• Open communicatie: Ouders moeten hun bezorgdheden en opmerkingen vlot kunnen bespreken met de opvang. Klachten worden zorgvuldig opgevolgd.
• Actieve betrokkenheid: Ouders kunnen meedenken en meewerken aan activiteiten zoals uitstappen, feestelijkheden of de herinrichting van de buitenruimte.
• Oudercrèche: In sommige opvanginitiatieven nemen ouders zelf een actieve rol op, zoals het beleid en beheer, de opvang van kinderen of logistieke taken.

Ouders zijn de eerste en belangrijkste opvoeders. Zij kennen hun kind van bij het begin vanuit de thuissituatie. Ook vaste kinderbegeleiders leren het kind goed kennen en bouwen een hechte band met het kind op. Zo kan er een soort bondgenootschap ontstaan waarin de opvang ouders ondersteunt in de opvoeding.  In de dagelijkse zorg werken ouders en opvang samen, met één gezamenlijk doel: het beste voor het kind.

• Meer info: Partnerschap met ouders - VBJK
• Download het gratis boek Kinderopvang en ouders: partners in opvoeding

Elke organisator moet voor een evaluatie van de werking zorgen, door elk gezin, in de periode dat hun kind opgevangen wordt.

Waarom meten?

Ouders geven niet altijd spontaan feedback. Peil hun tevredenheid via gesprekken, vragenlijsten of polls.

Gesprekken met ouders

Vraag naar ervaringen, verwachtingen, zorgen en verbeterpunten. Luister eerst voordat je zelf iets aanhaalt.

Vragenlijsten

Voordelen: Snel inzicht in veel meningen, scores berekenen, trends volgen.
Nadelen: Anonieme vragenlijsten geven eerlijkere antwoorden. Open vragen verhogen de bruikbaarheid.

Tips

• Mogelijke thema’s: infrastructuur, buitenspeelruimte, speelgoed, veiligheid, maaltijden, verzorging, slapen, begeleiding, pedagogische aanpak, contact met de ouders, openingstijden, enz.
• Resultaten delen: Maak de bevindingen bekend en toon aan ouders dat hun feedback wordt meegenomen in verbeteracties.
• Betrek ook medewerkers: Vraag ook naar hun ervaringen en ideeën om de samenwerking met ouders te versterken.

Een klacht is ontevredenheid over de opvang. Kan een gesprek het niet oplossen? Dan start de klachtenprocedure. Een goed klachtenbeleid zorgt ervoor dat ontevredenheid tijdig wordt besproken en dat problemen snel en correct worden opgelost.

Elke opvang moet een procedure voor klachtenbehandeling hebben. Een klachtenprocedure bevat:

• een ontvangstmelding
• een onderzoek
• een schriftelijke mededeling van het resultaat aan de klager
• hoe de klachtopvolging aan de gezinnen transparant wordt gemaakt

Een klachtenprocedure vermeldt ook binnen welke termijn elk van deze 3 stappen moet plaatsvinden

Elke klacht wordt geregistreerd met:

• een omschrijving of samenvatting van de klacht
• het resultaat van de klachtenbehandeling in termen van gegrond, ongegrond of onduidelijk.

Hoe ga je om met klachten?

• Maak feedback geven eenvoudig en toegankelijk.
• Zie klachten als kansen om je werking te verbeteren.
• Wees open, luister en zoek samen een oplossing.

Wist je dat?

• Ouders kunnen klachten melden bij Opgroeipunt.
• Opgroeien is niet bevoegd voor financiële en contractuele geschillen. Waar kan men wel tercht?
  • Gratis juridisch advies is mogelijk bij:
    • de justitiehuizen
    • de Federale Consumentenombudsdienst
  • Men kan tegen betaling terecht bij een advocaat.
  • Ouders kunnen hiervoor ook beroep doen op hun familiale verzekering, als rechtsbijstand inbegrepen is.

Zelf een klachtenprocedure opstellen? 

Gebruik de leermodule 'Omgaan met klachten in de kinderopvang'. Maak een nieuwe account aan of log in.

Ouderlijk gezag en contact met kinderen

• Beide ouders behouden ouderlijk gezag na een echtscheiding, tenzij de rechter anders beslist. Zij nemen samen belangrijke beslissingen.
• Elke ouder, ook zonder gezag, heeft recht op contact met het kind, tenzij de rechter dit verbiedt.
• De verblijfsregeling kan onderling worden afgesproken, gebaseerd zijn op een feitelijke situatie of vastgelegd zijn door een rechterlijke beslissing.

Wie mag het kind ophalen?

• Bestaat er een rechterlijke uitspraak met een verblijfs- of omgangsregeling? Dan mag de andere ouder het kind enkel ophalen volgens deze regeling.
• Zonder vonnis staan beide ouders op gelijke voet. De opvang kan praktische afspraken maken, zoals voorafgaand contact bij onverwachte ophalingen.
• Wil een ouder de regeling wijzigen? Dit moet via de rechtbank. De opvang volgt steeds de laatste rechterlijke uitspraak.

Schriftelijke overeenkomst en huishoudelijk reglement

• Bij co-ouderschap sluit je voor elke ouder een aparte schriftelijke overeenkomst af, met eventuele verschillende opvangplannen en prijzen.
• Zorg dat belangrijke info, zoals gezondheid en omgang met het kind, op elkaar is afgestemd in de inlichtingenfiche.

Inkomenstarief bij gescheiden ouders

• Wonen ouders apart en gebruiken beide gezinnen het inkomenstarief? Dan zijn er twee attesten nodig.
• Wijzigt de woonsituatie na de start van de opvang? Eén ouder past het attest aan via Mijn Kind en Gezin, de andere vraagt een nieuw attest aan.

Slecht nieuws brengen of reageren op ontevreden ouders is niet makkelijk. Toch hoort het bij je job. Een goede voorbereiding helpt!

• Bouw een sterke basis
  Een goede band met ouders maakt lastige gesprekken makkelijker. Investeer vanaf het begin in open communicatie en vertrouwen.
• Kies het juiste moment
  Breng- en haalmomenten zijn vaak druk. Plan een rustig gesprek, eventueel na de opvanguren.
• Luister actief
  Neem de tijd, toon begrip en vraag ook om gehoord te worden. Dit helpt om wederzijds respect op te bouwen.
• Discretie en vertrouwelijkheid
  Medewerkers moeten zorgvuldig omgaan met gevoelige informatie over gezinnen.
• Deskundig advies
  Vraag geen extern advies over een kind zonder overleg met de ouders. Algemene vragen zonder identiteit te onthullen, kan wel.
• Medische gegevens
  Besmettelijke ziekten mogen alleen anoniem worden gecommuniceerd om andere ouders te waarschuwen.
• Recht op informatie
  Ouders hebben het recht om informatie over hun kind te ontvangen, maar gevoelige onderwerpen moeten met zorg worden besproken.
• Plicht om te helpen
  Bij ziekte of letsel van een kind ben je verplicht de nodige hulp te bieden, ook als je signalen van mogelijke problemen thuis opmerkt. Op onze website vind je info en ondersteuning.

Op onze website vind je alle administratieve documenten voor ouders: de schriftelijke overeenkomst, het huishoudelijk reglement, de attesten inkomenstarief, …