E-dossier

Daarom is e-Youth ontwikkeld: een centraal platform voor het delen van feitelijke gegevens tussen hulpverleners. Dit zorgt ervoor dat alle betrokken professionals toegang hebben tot actuele en correcte informatie, wat bijdraagt aan een betere ondersteuning van jongeren en gezinnen.

Het dossier van een jongere is altijd gekoppeld aan een rijksregisternummer. Hierdoor worden de officiële adresgegevens automatisch opgehaald uit het rijksregister. Deze gegevens zijn niet aanpasbaar. Hulpverleners kunnen wel extra contactgegevens invoeren, zoals:

• verblijfsadres
• telefoonnummer
• e-mailadres

Omdat deze contactgegevens kunnen veranderen, zijn ze aanpasbaar en centraal gedeeld. Dit betekent dat een wijziging, zoals een nieuw telefoonnummer, direct zichtbaar wordt in alle gekoppelde systemen, zoals INSISTO, Domino, Binc …

Wanneer een nieuw dossier wordt aangemaakt en er al gegevens bestaan in e-Youth, worden deze automatisch overgenomen. De hulpverlener hoeft deze gegevens dus niet opnieuw in te voeren, maar kan eenvoudig bij de jongere of ouder controleren of de informatie nog actueel is.

• Meer eenvoudige samenwerking tussen hulpverleners.
• Altijd up-to-date contactgegevens binnen gekoppelde systemen.
• Minder dubbele administratie voor hulpverleners.
• Efficiënt en betrouwbaar gegevensbeheer voor een vlotte ondersteuning van jongeren en gezinnen.

Dankzij e-Youth beschikken alle betrokken professionals steeds over de meest recente en correcte contactgegevens, waardoor kinderen, jongeren en gezinnen nog betere ondersteuning krijgen.

Medewerkers in de jeugdhulp wisselen regelmatig informatie uit over kinderen, jongeren en gezinnen. Dat moet op een veilige manier gebeuren. Een richtlijn biedt duidelijke handvaten voor het delen van persoonsgegevens via e-mail.

• richtlijn uitwisseling persoonsgegevens via e-mail
• IZARC handleiding voor uitwisseling persoonsgegevens via e-mail

Jeugdhulp gebruikt vooral Binc, Domino en INSISTO om persoonsgegevens te versturen of delen. Deze toepassingen zijn streng beveiligd en staan onder toezicht van Opgroeien. Ze tonen alleen de gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van je opdracht en nooit meer dan wettelijk toegestaan.

Soms gebruiken medewerkers ook andere digitale diensten om informatie te delen, zoals:

• Dropbox
• WeTransfer
• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• Windows Azure
• Box.net
• Issuu
• ...

Let op: deze platformen zijn niet of onvoldoende beveiligd voor het delen van persoonsgegevens. Je mag ze dus niet gebruiken voor vertrouwelijke of persoonlijke informatie.

Je mag ze wél gebruiken voor het versturen van niet-vertrouwelijke documenten, zoals bouwplannen of drukbestanden.

Gebruik je toch een van deze diensten om gegevens te delen? Meld dit dan altijd aan dpo@opgroeien.be. Geef daarbij ook duidelijk aan:

• om welke toepassing het gaat
• welke gegevens je deelt
• met welk doel je dit doet.

Zo kunnen we samen blijven waken over de veiligheid van persoonsgegevens in de jeugdhulp.