Expert managementondersteuning

Ben jij een organisatietalent met oog voor detail en een hart voor beleidsondersteuning? Heb je minstens vier jaar ervaring in een managementondersteunende functie en ben je klaar voor de volgende stap in je carrière? Dan is deze bevorderingsmogelijkheid als 'Expert Managementondersteuning' iets voor jou!

Als Expert Managementondersteuning ben je een onmisbare schakel in de werking van het managementteam. Je combineert organisatorisch inzicht met een proactieve en discrete werkhouding. Dankzij jouw grondige voorbereiding en efficiënte uitvoering verlopen vergaderingen en beleidsprocessen vlot en gestructureerd. Je hebt een helikopterzicht op de agenda, zorgt voor een naadloze opvolging en draagt bij aan de optimalisatie van onze interne werking.

Wat ga je doen?

• Voorbereiden en organiseren:

Je stelt planningen op, bewaakt de agenda's en stemt af met de administrateur-generaal en algemeen directeurs. Je zorgt ervoor dat alles – van terugkerende thema’s tot last-minute aanpassingen – goed gepland verloopt.

• Vergaderingen ondersteunen:

Je zorgt voor de praktische voorbereiding van vergaderingen, neemt nauwkeurige verslagen met opvolgpunten, en zorgt dat alle beslissingen correct geregistreerd staan in het beslissingsregister.

• Rapporteren en documenteren:

Je levert kwartaalrapporteringen aan rond resource management en beheert nota’s en informatie op het intranet en de vergaderdatabank, met de nodige afwegingen rond discretie en toegankelijkheid.

• Informeren en ondersteunen:  

Je houdt het managementteam en medewerkers geïnformeerd over afspraken, processen en tools. Je biedt ondersteuning bij het gebruik van systemen zoals de vergaderdatabank.

• Optimaliseren en verbeteren:

Je levert advies en input om tools, sjablonen en processen rond vergaderingen en projectopvolging voortdurend te verbeteren.

Wie zoeken we?

Een gedreven collega met:

• Minstens vier jaar ervaring in een relevante administratieve of beleidsvoorbereidende functie.
• Een sterk gevoel voor structuur en discretie.
• Vlotte communicatievaardigheden en het vermogen om informatie helder over te brengen.
• Initiatief en verantwoordelijkheidszin: je wacht niet af, maar denkt vooruit.
   

•  Je werkt binnen Opgroeien in een graad van de rang B1.
• Je hebt op datum van publicatie 4 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot coördinatie, planning, opvolging en het mee uitbouwen van ondersteunende systemen.
• Je laatste functioneringsevaluatie mag geen onvoldoende zijn.

• Je wordt bevorderd in de graad van hoofddeskundige (rang B2) met de bijbehorende salarisschaal NB211 (bij 0 jaar anciënniteit). Je behoudt reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige.
• Je eerste 9 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen.
• De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na de datum van de selectiebeslissing.