Medewerker secretariaat Afdelingshoofd Strategie & Beleid

Als administratief medewerker binnen het secretariaat van het Afdelingshoofd Strategie & Beleid zorg je voor een vlotte, nauwkeurige en betrouwbare administratieve ondersteuning. Je bewaakt een heldere en haalbare planning, beheert agenda’s, bereidt vergadermomenten praktisch en administratief voor en houdt overzicht in een context waar prioriteiten snel kunnen verschuiven. Je schakelt vlot mee met dringende vragen en zorgt ervoor dat afspraken, documenten en communicatie tijdig en correct verlopen. 

Je ondersteunt de strategische overlegstructuren binnen Opgroeien (Managementteam, Directiecomité en Raadgevend Comité) door agenda’s en vergaderdocumenten te verzamelen, te finaliseren en te uploaden, en door de logistiek en communicatie rond deze vergaderingen te organiseren. Ook het ordelijk beheren, archiveren en actualiseren van informatie en documentatie maakt deel uit van je kerntaken. 

Daarnaast neem je een structurele backuprol op voor het secretariaat van de Administrateurgeneraal én voor de parlementaire vraagstroom. Je volgt hierbij overlegaanvragen, deadlines en praktische communicatie nauwgezet op, en zorgt voor een veilige en discrete verwerking van gevoelige informatie. Bij afwezigheden in het team spring je flexibel bij om de continuïteit te garanderen. 

Je werkt in een klein, hecht en goed op elkaar ingespeeld team, waar betrouwbaarheid, discretie en communicatieve zorgvuldigheid cruciale troeven zijn. Dankzij jouw precisie, flexibiliteit en organisatietalent zorg je ervoor dat leidinggevenden en overlegfora kunnen rekenen op een stabiele en professionele ondersteuning.

• Je bent medewerker bij Opgroeien in dezelfde graad als de functie (C1) of je bent medewerker bij Opgroeien in een lagere graad dan de functie en je hebt een diploma secundair onderwijs.  

Ook belangrijk: 

• Je werkt nauwkeurig, handelt discreet met gevoelige informatie en communiceert helder en professioneel.
• Je kan flexibel schakelen bij onverwachte situaties en werkt vlot samen binnen een klein team waar continuïteit essentieel is.
• Je beschikt over goede digitale vaardigheden (o.a. Outlook, Teams, documentbeheer) en sterke taalkundige en redactionele skills. 

Voor deze functie streven we naar een deeltijdse invulling tussen 60% en 80%.

Als administratief medewerker zit je in looncategorie (N)C111. 

• Als je al ingeschaald bent in dezelfde graad als de vacature, en je bent statutair personeelslid, of personeelslid met een onbepaalde duur contract, dan kan je jouw statuut, graad en salaris behouden.
• Als je ingeschaald bent in een lagere graad als de vacature, dan word je contractueel in dienst genomen en word je ingeschaald in de graad van medewerker (rang C1) met de bijhorende salarisschaal (N)C111.
• Ben je een contractueel personeelslid met een tijdelijk contract, en niet objectief geworven? Dan wordt jouw huidige, tijdelijke contract stopgezet, en werk je onder een nieuw tijdelijk contract. Je wordt ingeschaald in de graad van medewerker (rang C1) met bijhorende salarisschaal (N)C111.