“Kunnen bijdragen aan de strijd tegen corona: dat geeft zoveel voldoening”

Jan Lenssen, Sabine Withofs en Bart Ramharter van het ICT Vacc-team van Opgroeien

Jan Lenssen, Sabine Withofs en Bart Ramharter van het ICT Vacc-team van Opgroeien

Na de succesvolle vaccinatiecampagne in het voorjaar en de zomer, komt nu de vaccinatiegolf voor de derde coronaprik op snelheid. De registratie en rapportering van alle Belgische coronavaccinaties gebeurt sinds eind 2020 in Vaccinnet+. Dat ICT-systeem werd in ijltempo ontwikkeld door Opgroeien-medewerkers Sabine Withofs, Bart Ramharter en Jan Lenssen.

Wat is Vaccinnet+?

Elk coronavaccin dat in België wordt toegediend, wordt geregistreerd in Vaccinnet+. Toch is de basis van dat systeem - Vaccinnet - al een kleine 20 jaar oud.

Vaccinnet is de Vlaamse vaccinatiedatabank. Sinds 2004 is die online. Daarnaast is het een bestelsysteem voor de vaccins die door de Vlaamse overheid gratis ter beschikking gesteld worden. Vroeger gebeurden die bestellingen nog op papier, en via fax of telefoon. Sinds de start van Vaccinnet is dat proces geautomatiseerd.

“Vaccinnet werd dan weer gebouwd op basis van de Vaccinatiedatabank van het jonge kind die door Kind en Gezin al in 2000 online werd gebracht”, vertelt Jan Lenssen. 

 

“Zo deelden we de vaccinatiegegevens uit het elektronische verpleegkundige dossier in IKAROS (nu MIRAGE) met andere zorgverleners. Dat deden we om te komen tot een Vlaamse vaccinatiedatabank. Met het opentrekken van Vaccinnet naar een Belgisch COVID-19-vaccinatieregister, worden onze verwachtingen van toen nu zelfs overtroffen.”

Tijdens de voorbereiding van de vaccinatiecampagne tegen corona werd beslist om Vaccinnet te gebruiken voor heel België. Een uitdaging die onze collega’s binnen Opgroeien met plezier zijn aangegaan. Ondertussen is Vaccinnet+ een vaste waarde in de strijd tegen corona. Van je uitnodigingsbrief voor de vaccinatie tot je CovidSafeBE-app: alles is gebaseerd op de gegevens in Vaccinnet+.

Hoe was het om onder tijdsdruk aan zo’n belangrijk project te werken?

Sabine Withofs: “Het was echt wel een pittige uitdaging, maar we hadden het voordeel dat we konden voortbouwen op iets wat we al eerder hadden gemaakt: Vaccinnet, het bestel- en distributiesysteem dat het Agentschap Zorg en Gezondheid gebruikt voor de vaccins die gratis door de Vlaamse overheid ter beschikking worden gesteld. Toch moesten we nog veel werk verrichten om Vaccinnet uit te breiden, aan te passen en uitwisselingen op te zetten met andere systemen.”

 

Jan Lenssen: “In oktober 2020 kwam het idee om Vaccinnet te gebruiken voor de coronavaccinaties in heel België. Eerst kregen we maart 2021 als deadline, maar midden november kregen we te horen dat het systeem tegen het einde van het jaar klaar moest zijn. Dat was even slikken, maar we hebben onze deadline wel gehaald, vooral dankzij het harde werk van Sabine en Bart. Ook andere medewerkers van team ICT hebben knap werk geleverd, zoals de collega’s die de databanken en de servers de hele tijd goed lieten draaien.”
 

Het was spannend, maar we hebben onze deadline wel gehaald. Niet veel later, op 28 december 2020, werd Jos Hermans als eerste Vlaming gevaccineerd en geregistreerd in Vaccinnet+.

Jan Lenssen

Sabine: “We botsten bij ons werk op een paar obstakels. Zo moesten we alles ook in het Frans uitwerken. Technisch komt daar het nodige werk bij kijken. Daarnaast hadden we de persoonsgegevens nodig van iedereen die in België woont, niet alleen van wie in Vlaanderen leeft. Waarom? Omdat Vaccinnet+ in heel België wordt gebruikt. Uiteindelijk slaagden we er vlak voor de kerstvakantie in om via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid rechtstreeks te linken naar het Rijksregister. Niet veel later, op 28 december 2020, werd Jos Hermans als eerste Vlaming gevaccineerd en geregistreerd in Vaccinnet+.”

Bart: “Ook de gebruiksvriendelijkheid van het systeem was een belangrijk aandachtspunt. Voor de artsen en vrijwilligers in de vaccinatiecentra moest Vaccinnet+ zo eenvoudig mogelijk zijn om mee te werken. We hebben dan ook heel wat aanpassingen gedaan, bijvoorbeeld om snel veel gegevens te kunnen laden bij groepsregistraties. Als ontwikkelaar vind ik het fijn om zulke oplossingen uit te werken.”

 

Bart Ramharter

Jullie trokken het project met z’n drieën. Hoe verdeelden jullie de taken?

Bart Ramharter: “Ik was verantwoordelijk voor de lay-out van de applicatie en de scripts voor de data-uitwisselingen. Sabine stond in voor de analyse en realisatie van de backend. Dat zijn de processen die op de achtergrond plaatsvinden. Denk aan alle data die worden bewaard, gekoppeld en uitgewisseld. Jan nam de coördinatie op zich en stond in voor het overleg met partners zoals het Agentschap Zorg en Gezondheid, de verschillende gemeenschappen in ons land en de Vaccinatiewerkgroep.”

Jan: “Daarnaast waakte ik over de financiën, want we mogen onszelf als organisatie niet voorbijlopen. Ook al gaat het om een project waarvan je het maatschappelijke belang moeilijk kunt overschatten. Gelukkig slaagden we erin om binnen het beschikbare budget een uitstekende dienstverlening te leveren.”

 

 

Hoe gingen jullie om met de druk om te presteren?

Sabine: “Wij hadden er alle vertrouwen in dat alles in orde zou komen. Bij de andere partners was er wat ongerustheid. Tijdens het hele proces hielden we onze partners op de hoogte. Elke ochtend om 8 uur was er een digitale stand-up: een korte vergadering om een stand van zaken te geven.”

Bart:Gelukkig nam Sabine dat ochtendlijk overleg meestal voor haar rekening. (lacht) Er was sowieso heel wat druk vanuit Zorg en Gezondheid en de Vaccinatiewerkgroep. Ons systeem moet de klok rond beschikbaar zijn, terwijl we daarop niet waren voorzien. Ook over de capaciteit waren er vraagtekens. Er moesten per dag tot 240.000 registraties van vaccins kunnen gebeuren. Zou ons systeem dat wel kunnen trekken? Gelukkig is alles vlekkeloos verlopen. Op het hoogtepunt van de campagne – midden juni 2021 was dat – telden we 180.000 registraties per dag. Capaciteit genoeg dus.”

Er moesten per dag tot 240.000 registraties van vaccins kunnen gebeuren. Op het hoogtepunt van de campagne – midden juni 2021 – telden we 180.000 registraties per dag. Capaciteit genoeg dus.

Gesprek tussen een meisje en een medewerker in een vaccinatiecentrum
Sabine Withofs

Het werk was wellicht nog niet gedaan na de lancering van Vaccinnet+?

Bart: “De eerste maanden na de lancering was er nog veel werk voor ons, maar gelukkig wel op een lager pitje. We voegden nieuwe functionaliteiten toe, zodat de medewerkers in de vaccinatiecentra nog gemakkelijker konden werken.”

Sabine: “We kregen regelmatig complimenten voor alles wat we realiseerden en dat geeft natuurlijk veel voldoening. Ook leuk is dat ons werk de basis vormt voor andere toepassingen zoals de CovidSafeBE-app. Eigenlijk zijn we gewoon trots dat we een steentje konden bijdragen aan de strijd tegen corona. Dat geeft echt heel veel voldoening.”

 

We zijn gewoon trots dat we een steentje konden bijdragen aan de strijd tegen corona. Dat geeft echt heel veel voldoening.

Samenwerken als koppel

Sabine en Bart zijn niet alleen collega’s bij het ICT Vacc-team. Ook buiten de werkuren zijn ze een hechte tandem. Hoe is het om als koppel samen te werken? En hoe zorg je ervoor dat de werkslinger niet doorslaat?

Bart: “We zorgen ervoor dat we het thuis niet altijd over het werk hebben. Maar toen we aan Vaccinnet+ werkten, was dat echt wel moeilijk. Af en toe kregen we een duidelijke boodschap van onze zoon: dat het wel een keertje over iets anders mocht gaan tijdens het eten. Het is en blijft een evenwichtsoefening.”

Sabine: “We kunnen tijdens het thuiswerk heel snel op elkaar inspelen, dat is een enorm voordeel. En je hebt je partner als uitlaatklep wanneer het moeilijker gaat. Dat is ook mooi meegenomen. Tegelijk willen we niet de hele tijd met ons werk bezig zijn. Tijdens de middagpauze deden we vaak een korte wandeling en als Bart dan een ingeving had, zei ik weleens: ‘Nu efkens niet’. Zodra we weer thuis waren, mocht hij zijn ideeën weer afvuren. Dan gingen we er weer tegenaan.”

Sabine Withofs en Bart Ramharter

Pluim van Zorg en Gezondheid

“De collega’s van Opgroeien hebben een essentiële bijdrage geleverd aan het bedwingen van de coronapandemie. Door hun harde werk konden ze eind 2020 Vaccinnet+ klaarstomen, in nauwe samenwerking met onze ICT-stafdienst, onder leiding van Dominique Dejonckheere. Oprechte dank daarvoor”, zegt Dirk Dewolf, administrateur-generaal van het Agentschap Zorg en Gezondheid.

“Vaccinnet+ liet de dagelijkse opvolging van de voortgang van de vaccinatiecampagne in heel België toe en kreeg bijzonder lovende woorden van leidinggevende en academische prominenten uit de andere deelstaten. Pluim op de hoed dus!

Registratie in Vaccinnet+ van iemand die twee coronavaccins heeft gekregen.

Twee keer in de prijzen